Con il D.Lgs. n. 24 del 10 marzo 2023 è stata data attuazione nel nostro ordinamento alla direttiva (UE) 2019/1937 riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione (cd. Direttiva Whistleblowing).
Al fine di recepire le disposizioni introdotte dal D. lgs. 24/2023, è stata adottata una procedura che fornisce chiare indicazioni operative circa oggetto, destinatari, modalità di trasmissione e gestione delle segnalazioni aventi ad oggetto “violazioni”, nonché circa le misure di protezione previste.
Chi può inviare le segnalazioni?
Le segnalazioni possono essere inviate, a titolo esemplificativo e non esaustivo, da: dipendenti, lavoratori autonomi, titolari di un rapporto di collaborazione, liberi professionisti, consulenti, tirocinanti, fornitori, azionisti o persone con funzioni di amministrazione o controllo delle società del gruppo, quali Consiglieri di Amministrazione o componenti dei Collegi Sindacali.
Cosa si può segnalare?
Le segnalazioni, che dovranno essere il più circostanziate possibile, devono riguardare le violazioni che rientrano nell’ambito di applicazione di cui all’art. 2 del D.Lgs. 24/2023. La normativa definisce “violazioni” tutti quei comportamenti, atti od omissioni che siano idonei a ledere l’interesse pubblico o l’integrità della Società, di cui i whistleblowers siano venuti a conoscenza nell’ambito del contesto lavorativo riferito alla società e ad eventuali società controllate.
Non saranno prese in considerazione le segnalazioni non rientranti nell’ambito oggettivo di applicazione della normativa.
Quali sono i canali di segnalazione utilizzabili?
• interno, tramite la piattaforma “Integrity Line” di EQS Group.
• esterno (istituito e gestito dall’Autorità Nazionale AntiCorruzione);
• divulgazione pubblica (esempio, tramite la stampa, mezzi elettronici o mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone).
La scelta del canale di segnalazione non è a discrezione del segnalante, in via prioritaria deve essere utilizzato il canale interno e, solo al ricorrere delle condizioni espressamente previste dalla normativa, è possibile effettuare una segnalazione esterna o la divulgazione pubblica. Il ricorso alla divulgazione pubblica rappresenta poi una sorta di extrema ratio.
Il portale Segnalazioni Whistleblowing è strutturato in modo da garantire la riservatezza dell’identità del segnalante, della persona coinvolta, delle persone comunque menzionate nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione; esso è volto inoltre ad assicurare la protezione dei dati personali dei medesimi soggetti.
Per tale motivo si consiglia di utilizzare esclusivamente la piattaforma informatica.
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Chi è il gestore delle segnalazioni?
La gestione del canale di segnalazione e la verifica sulla fondatezza delle circostanze rappresentate nella segnalazione sono affidate ad un Comitato Whistleblowing interno alla Società, che provvede alla verifica dei fatti segnalati nel rispetto dei principi di obiettività e riservatezza, inclusa l’eventuale audizione del segnalante e di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti segnalati. A tal fine, il Comitato può avvalersi del supporto e della collaborazione di consulenti esterni o delle competenti strutture aziendali.
Tutela del segnalante e del Segnalato
Indipendentemente dal canale di segnalazione utilizzato, è sempre garantita la tutela e la riservatezza dell’identità del Segnalante e del Segnalato, trattandone i dati in conformità alla legge e adottando ogni utile misura.
Qualora la segnalazione risulti essere, per dolo o colpa grave, falsa, infondata e/o effettuata al solo scopo di danneggiare chi viene segnalato, ovvero volta a denunciare situazioni di natura esclusivamente personale ed estranee al perimetro delle previsioni di legge, la stessa non verrà presa in considerazione. Nei casi più gravi (es. dolo nella falsità della segnalazione), la condotta posta in essere potrà essere oggetto di procedimento disciplinare.